কিভাবে একটি কভার লেটার লিখবেন

141

কিভাবে একটি কভার লেটার লিখবেন

তিন থেকে পাঁচটি অনুচ্ছেদ লাগবে একটি গ্রহনযোগ্য কভার লেটার তৈরী করতে। আপনার কভার লেটারটি অর্থবহ রাখুন। আপনি স্পষ্টতই এবং কার্যকরভাবে আপনার যোগ্যতা বোঝাতে যতোটা সম্ভব সংক্ষিপ্ত করে আপনার কভার লেটার এর মাধ্যমে উপস্থাপন করুন। আমাদের নির্দেশিকা আপনাকে কভার লেটার লিখন পদ্ধতির প্রতিটি ধাপ ব্যাখ্যা করবে।

প্রথম ধাপ- অভিবাদন

  • প্রথমত আপনার সম্বোধনটি হতে পারে “Dear Sir” । বরাবর আবেদন করতে হবে সে বিষয়ে যদি আপনি স্পষ্ট তথ্য না পান তাহলে একটি শিরোনাম ব্যাবহার করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ: “Dear Advertising Manager.”
  • নিশ্চিত করুন আপনার কভার লেটারে এবং আপনার খামে লিখা প্রতিষ্ঠানের ঠিকানা যেন একই হয়।

দ্বিতীয় ধাপ- ভূমিকা

  • এমন একটি বাক্য দিয়ে শুরু করবেন যা প্রথমেই পাঠকের মনোযোগ আকর্ষণ করে নেয়। উদাহরণস্বরূপ: ব্যাখ্যা করুন কিভাবে আপনার যোগ্যতাগুলো চাকরিটির জন্য যথাযথ এবং আপনি এই প্রতিষ্ঠান বা পদটির জন্য খুবই উত্সাহী।
  • আপনি কোন পদে আবেদন করছেন এবং এই চাকরি সম্পর্কে আপনি কোথায় জেনেছেন তা বলুন।

তৃতীয় ধাপ:কেন আপনি চাকরিটির জন্য যথার্থ ব্যক্তি

  • পুনরাবৃত্তি না ঘটিয়ে নির্দিষ্ট করে আপনার জীবনবৃত্তান্তে যা আছে তা বলুন ।
  • আপনার পেশাগত অর্জনসমূহ সংক্ষিপ্ত আকারে বর্ণনা করুন।
  • বলুন কিভাবে আপনি প্রতিষ্ঠানের জন্য সাফল্য বয়ে আনতে পারবেন । আপনার দক্ষতার জন্য কেন আপনি অন্যদের চেয়ে এগিয়ে।

চতুর্থ ধাপ- সংযোজিত অন্যান্য দক্ষতা

  • আপনার অন্যান্য যোগ্যতা সম্পর্কে বলুন (সংক্ষিপ্ত আকারে)।
  • আপনি প্রতিষ্ঠানটির সম্পর্কে জানেন তা বোঝানোর জন্য আপনি বলতে পারে কিভাবে আপনি প্রতিষ্ঠানের লক্ষ্যে পৌছতে ভূমিকা পালন করতে পারেন ।
  • আপনার ব্যবহারিক জ্ঞান বিষয়ে বলুন (তবে তা চাকরির সাথে সম্পর্কযুক্ত হতে হবে) ।
  • আপনি কোন কাজে সবচে বেশি আত্মবিশ্বাসী বলুন (বুলেট আকারে)।

পঞ্চম ধাপ – এক্সিকিউটিভ লেভেলের জন্য

  • যদি আপনি কোন উচ্চ পর্যায়ে অথবা এক্সিকিউটিভ পদের জন্য আবেদন করেন তাহলে আপনি আপনার পটভূমি এবং সাফল্যের বিস্তারিত বিবরণ দিতে ৪র্থ অনুচ্ছেদটি অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন।
  • এন্ট্রি লেভেল চাকরি হলে এই অনুচ্ছেদটির আর প্রয়োজন নেই।

ষষ্ঠ ধাপ- উপসংহার অনুচ্ছেদ

  • অবশ্যই বেতনের একটি পরিসর ব্যক্ত করবেন তবে সাবধান, পরিসরটি বড় হতে হবে অথবা লিখতে হবে “negotiable” ।
  • আপনার কভার লেটারটি দেখার জন্য ধন্যবাদ প্রদান করুন।

সপ্তম ধাপ- সাক্ষর

  • মনে করে অবশ্যই সাক্ষর করবেন এবং তা অবশ্যই কালো বা নীল কালিতে ।
  • আপনার নামের নীচে আপনার ফোন নম্বর উল্লেখ করুন। এটি খুঁজে পেতে অনেক সহজতর হয়

 

আকর্ষনীয় কভার লেটার লিখার কিছু প্রয়োজনীয় টিপস

মনোযোগ কেড়ে নেয় এমন কিছু দিয়ে শুরু করুন

  • আপনি কেন যোগ্য এবং অন্যদের থেকে এগিয়ে সেই প্রসঙ্গে দ্রুত চলে আসুন। প্রথম অনুচ্ছেদটি অপ্রয়োজনীয় বিষয় লিখে নষ্ট করবেন না । তাহলে হয়ত পাঠক আপনার লিখার ভালো অংশ পর্যন্ত পৌঁছতেই পারবে না।

পেশাদারী মনোভাব বজায় রাখুন

  • লিখিত চিঠিপত্রে প্রতিদিনের বক্তব্যের চেয়ে অনুষ্ঠিকতা বেশি প্রয়োজিন হয়। সাহসী হন। সংক্ষিপ্ত বা অপভাষা ব্যবহার করা যাবে না: “I’ve worked in CTG.(সংক্ষিপ্ত) five years ago and it would be really cool (অপভাষা) to work in Dhaka.”। আপনি যদি পেশাদার কোনো কৌতুকাভিনেতা না হন যে অনুষ্ঠানে দাড়িয়ে কৌতুক বলে তাহলে কোনো কৌতুক করার দরকার নেই। বরং আপনার উচিত এটা বিশ্বাস করানো যে আপনি চাকরির ব্যাপারে আন্তরিক ।

চালাক নয়, নিজেকে স্পষ্ট রাখুন

  • আপনি ভাবতে পারেন যে আপনি বড় ও গুরুগম্ভীর শব্দ ও বড় বাক্য ব্যবহার করলে আপনাকে জ্ঞানী মনে করা হবে। কিন্তু এটি আপনার পাঠকের মনে বিরক্ত সৃষ্টি করতে পারে। ছোট, প্রচলিত, অর্থবহ শব্দ ব্যবহার করাই ভালো ।

কর্ম ক্রিয়াপদ ব্যবহার করতে পিছুপা হবেন না

  • কর্ম ক্রিয়াপদ ব্যবহারের মাধ্যমে আপনার কভার লেটারটি আরো প্রাননন্ত করুন। “implemented, achieved, developed and created”- এই ধরনের শব্দগুলো আপনার সাফল্যকে অর্থবহ করে তোলে ।

চাকরির প্রয়োজন অনুযায়ী প্রতিটি কভার লেটার নিজের মত করে লেখুন

  • যা-ই করুন কখনো গতবাধা কভার লেটার ব্যবহার করবেন না। চাকরির পদ অনুযায়ী আপনি কভার লেটার এ পরিবর্তন আনুন। আপনি যদি সেই গতবাধা কভার লেটার ব্যবহার করেন তাহলে এর দ্বারা বোঝায় যে আপনি চাকরির ব্যাপারটি তেমন গুরুত্ব দিয়ে দেখছেন না।

কর্তৃবাচ্য ব্যবহার করুন

  • কর্তৃবাচ্যে বোঝায় দায়িত্বটি আপনার ছিল। কর্মবাচ্যে বোঝায় শুধুমাত্র কিছু একটা হয়েছিল। “it was accomplished.” এর তুলনায় “I accomplished this”, অনেকটা সরাসরি আপনাকে বোঝায়।এখানে একটি কর্মবাচ্যের উদাহরণ দেয়া হলো: “Accounting services and financial advice were provided for several clients over a period of three years.”। এর কর্মবাচ্য হতে পারে অনেকটা এরকম: “As an accountant and financial advisor for the past three years, I’ve worked with diverse clientele.”। যখনি সম্ভব কর্তৃবাচ্য ব্যবহার করার চেষ্টা করুন। এটা আপনার বক্তব্যকে আরো কার্যকর করে তুলবে।

বুলেট চিহ্ন ব্যবহার করুন।

  • আপনার সবচেয়ে বড় দক্ষতা ও সাফল্যকে দ্বিতীয় বা তৃতীয় অনুচ্ছেদে বুলেট চিহ্ন ব্যবহার করে প্রকাশ করুন।বুলেট চিহ্ন ব্যবহার করার মাধ্যমে আপনি পাঠককে আপনার পথ প্রদর্শন করতে পারবেন, যা না হলে অতিরিক্ত কথার মধ্যে হারিয়ে যাওয়ার একটা সম্ভাবনা থাকে ।

P.S. (পুনশ্চ: ) ব্যবহার করতে পারেন

  • বিপণন গবেষণায় দেখা গিয়েছে মানুষ সাধারণত বিপণন বিষয়ক পত্রের ক্ষেত্রে S. পরে থাকেন । ব্যাপারটি আপনি কোনো বিশেষ বিষয়ের উপর গুরুত্বারোপ করার জন্য ব্যবহার করতে পারেন:”P.S. I was recently honored at an annual corporate-wide meeting for perfect attendance.”। এমনকি এটা যদি হাতে লিখা হয় তাহলে পড়ার সম্ভাবনা আরো প্রবল হয়ে যায় ।

অবশ্যই বানান ও ব্যাকরণ খেয়াল রাখবেন

  • যা একেবারেই গ্রহণযোগ্য না তা হলো আপনার কভার লেটার এ বানান ও ব্যাকরণের ভুল। প্রাসঙ্গিক বইয়ের কথা উল্লেখ করতে পারেন যদি আপনি কোনো বিষয়ে নিশ্চিত না হন। সুক্ষভাবে বানানগুলো নিরীক্ষণ করুন এবং কম্পিউটার এর উপর ভরসা করবেন না সবসময় কারো কম্পিউটার ও মাঝে মাঝে সম্পূর্ণ সঠিক তথ্য দেয় না। তাই আপনার কোনো বন্ধুকে দিয়ে প্রুফরিড করাতে পারেন।

 

কভার লেটার এর সচারচর ভুল সংশোধনমূলক টিপস

নিচের ভুলগুলো করা থেকে বিরত থাকুন। কিছু হলো সাঙ্ঘাতিক ভুল আর কিছু খুব সহজেই চোখের আড়ালে চলে যায়। তাই যে কোন মূল্যে হোক এই ভুলগুলো আপনার এড়িয়ে চলা উচিত।

  • ফর্ম লেটার পাঠানো।
  • একটি পোস্ট সংযোজন-ইহা জীবনবৃত্তান্তে কভার লেটারের পরিবর্তে উল্লেখ থাকা।
  • কভার লেটারে স্বাক্ষর করতে ভুলে যাওয়া।
  • ব্যক্তিগত তথ্য যা চাকরিটির সাথে প্রাসঙ্গিক নয় তা অন্তর্ভুক্ত করা। যেমনঃ “আমি গত ৮ মাস ধরে বেকার আছি, আমার সত্যিই চাকুরিটি প্রয়োজন”
  • ব্যাক্তিগত তথ্য অন্তর্ভূক্ত করা যা কিনা চাকরীর বিষয়াবলীর চাইতেও ‘ডেটিং’ সার্ভিসের জন্য উপযুক্তঃ “একা, ক্যাথলিক, পুরুষ, যে কিনা ‘বাঙ্গি’ নাচ নাচতে পছন্দ করে।”
  • নিজের দুর্বলতাগুলো প্রকাশ করা (“আমি জানি আমার ভিতরে সেই অভিজ্ঞতা নেই যা কিনা আপনার খুঁজছেন)
  • কোম্পানী সম্পর্কিত ভুল তথ্য-বিবরণ দেওয়া; আপনি কভার লেটার পাঠালেন একমি কর্পোরেশনে কিন্তু উল্লেখ করলেন এবিসি ইন্সুরেন্স এর নাম।
  • কাগজে বা খামে খাদ্যের দাগ লেগে থাকা।
  • নামের বানানে ভুল করা।
  • কভার লেটার টাইপ করার পরিবর্তে হাতে লিখে দেওয়া। যদি না আপনাকে বলা হয় কভার লেটার হাতে লিখে দেওয়ার জন্য।
  • জীবনবৃত্তান্ত সংযুক্ত করতে ভুলে যাওয়া।
  • ভুলগুলো যাচ্ছেতাইভাবে সংশোধন করা।
  • ক্লিপিং এর পরিবর্তে কভার লেটার স্ট্যাপল করে দেওয়া জীবন বৃত্তান্তের সাথে, যা কিনা সমস্যা সৃষ্টি করতে পারে।
  • বেতন সম্পর্কিত তথ্য না দেওয়া অথচ চাকরির বিজ্ঞপ্তিতে বেতন উল্লেখ করতে বলা হয়েছিল। সঠিক সংখ্যাটি উল্লেখ না করে একটি উপযুক্ত পরিসর আপনি অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন।

তথ্যসূত্রঃ বিডিজবস